Med anledning av Corona-utbrottet – Års- och ombudsmöten
Stadgar för Neuroförbundets föreningar säger att årsmöte ska genomföras innan mars månads utgång. Med anledning av det pågående Corona-utbrottet ser förbundet att det finns anledning att vidta extraordinära åtgärder.
Det är upp till varje förening att själv avgöra lämpliga åtgärder men Neuroförbundet ser följande åtgärder som möjliga och vill dela med sig av dem till föreningarna som stöd:
- Genomföra årsmöte men inte i fysisk form. Exempelvis kan årsmöte hållas via telefonmöte. Det finns gratistjänster för detta, exempel telefonkonferens.se eller Microsoft Teams. Annars kan man hålla mejlmöten, det vill säga frågorna mejlas ut och alla får svara inom ett visst datum och klockslag exempelvis, men det innebär vissa utmaningar bland annat möjligheterna att ha diskussion kring vissa frågor.
- Skjuta på årsmötet till lite längre fram i vår, det vill säga efter den sista mars.
Om valet blir att ha årsmötet senare i vår efter den sista mars, kommer här lite stöd hur det kan hanteras:
- Skicka ut kallelse till senarelagt årsmöte med hänvisning till Corona.
- Meddela riksförbundet (per-jan.tjarnberg@neuro.se eller 076-001 70 37) nytt datum för när årsmötet kommer att hållas.
- När ni kommer till punkten Mötets behöriga utlysande (punkt 7 enligt stadgarna), lyft att mötet ligger senare än vad stadgarna säger på grund av Corona och be årsmötet att frångå stadgarna.
- Eftersom stadgarna frångås, är vår rekommendation att följa praxis, det vill säga att det krävs enhällighet. Förslag till skrivelse i protokollet kan då vara ”Årsmötet beslutar enhälligt att frångå stadgarna och anse mötet behörigt utlyst”.
- Efter genomfört årsmöte ska samtliga årsmöteshandlingar, det vill säga styrelseförteckning, underskriven revisionsberättelse, underskrivet årsmötesprotokoll, underskriven verksamhetsberättelse samt ekonomisk redovisning, skickas till förbundets kansli senast innan midsommar, det vill säga 19 juni.
Sammanfattning - Års- eller ombudsmöte:
- Alternativa års- och ombudsmöten accepteras från förbundets sida.
- Om mötet senareläggs; meddela riksförbundet det nya datumet för årsmötet samt protokollför att stadgarna frångåtts då årsmötet hålls efter sista mars.
- Skicka in årsmöteshandlingar till riksförbundet i enlighet med tidigare utskickade instruktioner senast 19 juni, det vill säga innan midsommar.